Löpande uppföljning under avtalstid

Kontrollen av en leverantör eller samarbetspartner bör inte upphöra när ett avtal har undertecknats [1]. Problem kan uppstå senare under kontraktets genomförande, till exempel genom nya företrädare, nya underleverantörer eller ett förändrat affärsupplägg [1]. Riskbilden omfattar därför inte enbart den leverantör som lämnar anbud, utan även de personer och företag som i praktiken deltar i genomförandet [1]. Trots vikten av uppföljning framstår den som eftersatt; i en rapport från 2023 ansåg endast drygt 20 procent av leverantörerna att uppföljningen av kontrakt var tillräcklig [2].

Varför löpande uppföljning är nödvändig

Löpande uppföljning är särskilt viktig vid längre avtal [1]. Risker kan uppstå efter att ett kontrakt har tecknats, exempelvis om företrädare begår brott, ägarförhållanden ändras eller nya aktörer tar kontroll över leverantören. Uteslutningsgrunderna i lagen om offentlig upphandling (LOU) är inte tillämpliga på sådana förändringar som inträffar efter kontraktsdatum. För att en upphandlande myndighet ska kunna agera, till exempel genom att säga upp eller häva ett avtal, måste detta därför vara reglerat i avtalet [1]. Arbetet med uppföljning är centralt för att visa att det finns en upptäcktsrisk och att åtgärder vidtas vid avvikelser [3].

Indikatorer att övervaka

Uppföljningen bör fokusera på förändringar som är kända inslag i oseriösa upplägg. Även om sådana förändringar inte alltid innebär en risk, bör de uppmärksammas och bedömas i sitt sammanhang [1]. Exempel på indikatorer att övervaka är förändringar i ägarbild, styrelse, firmateckning, verklig huvudman och ekonomisk ställning [1]. Täta byten av styrelse eller ägare, särskilt i anslutning till en upphandling, kan vara en varningssignal, liksom anmärkningar i revisionsberättelsen eller att årsredovisning saknas eller är bristfällig [1]. En enskild varningssignal behöver inte betyda att en aktör är oseriös, men ju fler signaler som upptäcks, desto större anledning finns det att göra en fördjupad granskning [4].

Metoder för uppföljning

Ett effektivt uppföljningsarbete kombinerar olika metoder. Det är lämpligt att skilja mellan grundläggande kontroller som sker löpande och fördjupade, mer resurskrävande kontroller som används vid särskilda riskindikatorer eller misstanke om oseriöst agerande [1].

Exempel på löpande kontroller är:

• Digitala och administrativa kontroller: Granskning av fakturor, leverantörskontroller avseende skatter och avgifter, kontroll av tids- och insatsregistrering samt att säkerställa att intyg är korrekt signerade och att deras ursprung kan verifieras [3].
• Fysiska kontroller: Fysiska möten, platsbesök och tillsyn är lämpliga verktyg [1]. Både anmälda och oanmälda verksamhetsbesök kan användas för att kontrollera efterlevnad [3]. Vid säkerhetsskyddsavtal på högre nivåer kan det finnas krav på regelbundna kontroller på plats hos motparten [5].

Avtalets roll i uppföljningsarbetet

Avtalets utformning har stor betydelse för möjligheterna till uppföljning [3]. Det är viktigt att utveckla avtalstexter och villkor som minskar utrymmet för oseriösa aktörer och ger den offentliga parten bättre möjligheter att agera om problem uppstår [1]. Avtalet bör reglera motpartens skyldighet att utan dröjsmål informera om väsentliga förändringar, såsom ändrad ägarstruktur, kontroll, företagsledning eller verklig huvudman [1]. Andra exempel på avtalsvillkor är krav på godkännande vid ändrade ägarförhållanden, förbud mot överlåtelse av avtal utan samtycke samt en möjlighet för kommunen att häva avtalet vid väsentliga förändringar eller bristande förtroende [1].